Politique de conformité 2024

0. PREAMBULES -page 3

• 0.1 Contexte -page 3
• 0.2 Message de la Direction Générale de SEP CONGO S.A -page 3
• 0.3 Engagement de SEP CONGO S.A -page 4

I. LE CODE DE CONDUITE -page 5

• I.1 C’est quoi le code de conduite -page 5
• I.2 Son utilité -page 5
• I.3 Normes et standards appliqués -page 6
• I.4 Nos valeurs -page 6
  • I.4.1 Sécurité -page 6
  • I.4.2 Intégrité -page 6
  • I.4.3 Satisfaction client -page 10
  • I.4.4 Performance -page 10
  • I.4.5 Respect -page 11
  • I.4.6 Solidarité -page 11

II. PROCEDURES DE DILIGENCE RAISONNABLE SUR LES TIERS -page 13

II.1 Objectifs, champ d’application et définitions -page 13

• • II.1.1 définitions -page 13
  • II.1.2 Objectifs -page 14
  • II.1.3 champ d’application -page 14

II.2 Principes généraux et application -page 14
II.3 Procédure de Diligence raisonnable -page 17
II.4 Période de validité -page 18
II.5 Conservation des documents -page 18

• • II.5.1 définitions -page 23
  • II.5.2 Autorisation de divulguer les informations -page 23
  • II.5.3 certification -page 24

III. CADEAUX, INVITATIONS, HEBERGEMENTS ET VOYAGES, DONS DE BIENFAISANCE, PARRAINAGES, ET ACTIVITES EN RELATION AVEC LA RESPONSABILITE SOCIETALE DE L’ENTREPRISE -page 32

III.1 Cadeaux et invitations -page 32

• • III.1.1 Objectif et champ d’application -page 32
  • III.1.2 Principes généraux -page 32
  • III.1.3 Sanctions disciplinaires -page 33
  • III.1.4 Principes régissant l’offre ou la réception des cadeaux et invitations -page 33
  • III.1.5 Processus d’approbation des cadeaux et invitations offerts à un privé -page 33
  • III.1.6 Processus d’approbation des cadeaux reçus d’un tiers -page 34
  • III.1.7 Processus d’approbation des cadeaux reçus de ou offerts à un Agent public ou à un membre proche de la famille d’un agent public -page 34
  • III.1.8 Séminaires, visites sur site, évènements sponsorisés par la SEP CONGO S.A : Invitations de tiers -page 35
  • III.1.9 Mise en place d’un registre des cadeaux et invitations -page 35

III.2 Dons, Contributions, Parrainages et Responsabilité sociétale d’entreprise -page 39

• • III.2.1 Objectifs, champ d’application et définitions -page 39
  • III.2.2 Principes généraux -page 40
  • III.2.3 Diligence raisonnable concernant les dons, les contributions, les parrainages et les activités de responsabilité sociétale de l’entreprise -page 41
  • III.2.4 Processus d’approbation des dons, contributions, parrainages et activités de responsabilité sociétale d’entreprise -page 41
  • III.2.5 processus de remontée hiérarchique -page 42
  • III.2.6 Conservation des documents -page 42

IV. AUTRES ELEMENTS DU PROGRAMME (INTERACTIONS AVEC DES AGENTS PUBLICS, CONFLITS D’INTERETS ET RESSOURCES HUMAINES) -page 55

IV.1 Interactions avec l’administration et les Agents publics -page 55

• • IV.1.1 Définitions -page 55
  • IV.1.2 Objectifs, champs d’application -page 55
  • IV.1.3 Contexte -page 55
  • IV.1.4 Principes de l’entreprise lors des négociations avec les Agents publics -page 55
  • IV.1.5 Principes à respecter par les employés traitant avec des Agents publics -page 56
  • IV.1.6 Tiers interagissant avec des Agents publics au nom de SEP CONGO S.A -page 56
  • IV.1.7 Coordination des contacts avec les Agents publics -page 57

IV.2 Politique de traitement des Conflits d’intérêts -page 57

• • IV.2.1 Définitions et exemples -page 57
  • IV.2.2 Objectifs, champs d’application -page 58
  • IV.2.3 Prévention 58
  • IV.2.4 Déclaration de conflits d’intérêts potentiels ou avérés -page 58

IV.3 Lignes directrices des Ressources humaines -page 63

• • IV.3.1 Objectifs et champ d’application -page 63
  • IV.3.2 Actions précédant un recrutement -page 63
  • IV.3.3 Activités de formation -page 64
  • IV.3.4 Contrats de travail -page 64
  • IV.3.5 Evaluation de performance et rémunération -page 64
  • IV.3.6 Sanctions disciplinaires -page 64
  • IV.3.7 Assistance de la fonction de conformité et du service juridique -page 65

V. FORMATION ET COMMUNICATION EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ 67

• • V.1 Contexte et principes directeurs -page 67
  • V.2 Principes opérationnels – Formation -page 67
  • V.3 Principes opérationnels – Communication -page 68

VI. MÉCANISME D’ALERTE ET DE RÉPONSE AUX ALLÉGATIONS OU AUX PREUVES DE FAUTE PROFESSIONNELLE -page 69

• • VI.1 Contexte -page 69
  • VI.2 Principes directeurs -page 69
  • VI.3 Principes opérationnels -page 70